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10 X BESSER ALS EXCEL

In der aktuellen Episode des ITundTECH Podcast von Holger Winkler gewährt Jens Gerstenecker (Geschäftsführer der MEP24 Software GmbH) nicht nur sehr persönliche Einblicke in die Firmengeschichte der MEP24 Software GmbH, wie die Entwicklung der Personaleinsatzplanung und der Schritt von Excel zu einer idealen Softwarelösung untrennbar miteinander verbunden sind, sondern beantwortet auch aktuelle Fragen zu Herausforderungen im täglichen Planungsalltag.

Nehmen Sie sich die Zeit und hören Sie Antworten auf Fragen, die Sie sich vielleicht noch nie gestellt haben! Im Interview erwarten Sie unter anderem diese Themen:

  • Die Probleme der Personaleinsatzplanung mit Excel
  • Herausforderung von Teilzeitangestellten und Springern in der Personaleinsatzplanung
  • Praxisbeispiel PEP-Software im Einzelhandel und bei Apotheken
  • Einblick in die PEP-Software und das Leistungsangebot der MEP24 Software GmbH

Das vollständige Interview finden Sie hier.

Jens Gerstenecker auf LinkedIn:
https://www.linkedin.com/in/jens-gerstenecker/

Die Unternehmensseite der MEP24 Software GmbH auf LinkedIn:
https://www.linkedin.com/company/mep24-software-gmbh/

Bild: ITundTECH Podcast

Treffen Sie uns auf der expopharm 2023 in Düsseldorf!

Stellen Sie sich den Herausforderungen der Zukunft und lassen Sie sich von mina.works und MEP24web in der Mitarbeitereinsatzplanung unterstützen!

Treffen Sie uns auf der expopharm in Düsseldorf – wir zeigen Ihnen die Software-Lösungen, die sich nach Ihren Bedürfnissen richten.

Sie finden, das hört sich gut an? Dann haben wir noch etwas Besseres für Sie:
Wir schenken Ihnen die Eintrittskarten für die expopharm 2023!

Melden Sie sich bei uns und sichern Sie sich Ihre kostenlosen Tickets für sich und Ihr Team! (So lange der Vorrat reicht.)

Kontaktieren Sie uns für Ihre persönliche Eintrittskarte!

Teilen Sie uns einfach mit, wie viele Tickets Sie benötigen. Bitte vergessen Sie nicht Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Sie!

Unsere Wissensdatenbank für mina.works

Wissensdatenbank Startseite

Damit Sie sich jederzeit umfassend informieren können, stellen wir Ihnen eine Online Hilfsplattform zur Verfügung, die kontinuierlich weiter ausgebaut wird.

Neben einem persönlichen Bereich für registrierte Kunden finden Sie auf unsere Hilfsplattform eine Wissensdatenbank mit detaillierten Tutorials zu den Grundlagen von mina.works und weitere Anleitungen, die Sie bei Ihrer täglichen Planung unterstützen.

 

Den Zugang zur Online Hilfsplattform und zur Wissensdatenbank finden Sie unter https://mep24software.zendesk.com.

Registrieren

Falls Sie noch keine Tickets über mina.works eingereicht haben, klicken Sie bitte auf Registrieren, um sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort anmelden zu können. Wichtig ist, dass Sie die selbe E-Mail-Adresse später auch für Ihre Supportanfragen benutzen. 

 

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung finden Sie hier.

Kennwort anfordern

Falls Sie schon Tickets über mina.works eingereicht haben, sind Sie bereits mit Ihrer E-Mail-Adresse registriert. Dann klicken Sie bitte auf Kennwort anfordern. 

Support-Tickets einsehen

In der Wissensdatenbank können Sie Ihre Support-Tickets einsehen, die Sie über mina.works eingereicht haben. Dafür müssen Sie sich anmelden: klicken Sie bitte oben rechts auf Anmelden.

Wissensdatenbank Support-Tickets Anfragen

Weitere Tutorials

Neben unserer Wissensdatenbank steht Ihnen unser YouTube-Kanal zur Verfügung, in dem wir kurze Tutorials zu mina.works veröffentlichen: Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works.

Haben Sie noch Fragen?

Unser Support-Team unterstützt Sie gerne.

Rufen Sie uns an: +49 6220 30799-20 oder schreiben Sie uns eine E-Mail: support@mep24software.de

 

Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, youtube.com: „Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works“

Das große Update 1.5 macht mina.works fit und sicher für die Zukunft

Das Update 1.5 von mina.works bringt für die Anwender viele neue und wichtige Funktionen wie z. B. den Urlaub mit bewerteten Tagen oder Stunden, es war aber auch das bisher schwierigste und umfangreichste Update in der Entwicklung von mina.works.

 

Was war daran so schwierig?

Das Aufwändige an diesem Update und der Grund für die komplexe Datenmigration war aber, dass wir die Art, wie Daten in mina.works gespeichert werden, fundamental geändert haben: diese werden nicht mehr primär als Bearbeitungsergebnisse in Datenbanktabellen abgelegt, sondern nach dem Prinzip des sogenannten „Event Sourcing“ als zeitliche Abfolge der Veränderungen gespeichert.

 

Aber wozu?

Sämtliche Daten und Änderungen sind damit im System dokumentiert. Zu sehen ist dies beispielsweise bei der Vergleichbarkeit von geänderten Arbeitsverträgen oder Autoplänen. Wir gewährleisten damit ab sofort eine lückenlose Datenhistorie: einerseits zur Unterstützung der Planungsverantwortlichen, andererseits um eine Auditierbarkeit im Sinne der DSGVO sicherzustellen.

Auditierbarkeit bedeutet, dass Daten, die zu einer bestimmten Programmausgabe führen, jederzeit bei einer Betriebsprüfung wieder herstellbar sein müssen und daher in einem unveränderbaren Format vorliegen müssen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von „revisionssicher“.

Auch im Falle von Fehlern, z. B. bei einer unbeabsichtigten Änderung und Neuberechnung von Daten, kann jederzeit zu einem vorherigen Zustand zurückgekehrt werden, ohne dass Backups eingespielt werden müssen, die problematisch sein können, wenn zu viele andere Daten seit dem Erstellen des Backups im Live-System geändert worden sind.

Das „Event Sourcing“ sorgt auch dafür, dass wir mina.works schneller, stabiler und skalierbarer machen können. Immer, wenn neue Funktionen und mehr Nutzer dazukommen, muss das System ertüchtigt werden. Jetzt haben wir langfristig mehr Möglichkeiten und sind nicht auf sehr große, ausgelagerte Cache-Datenbanken angewiesen.

 

Was ist neu in der Version 1.5?

Alle Neuerungen stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vor: 
Update von mina.works auf Version 1.5: Was ist neu?

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Update von mina.works auf Version 1.5: Was ist neu?

Mit dem großen Update für mina.works auf Version 1.5 haben wir vor der Sommerpause weitere Entwicklungsziele umgesetzt, die wir Ihnen hier kurz vorstellen.
Ein ausführliches Video-Tutorial zu allen Neuerungen finden Sie in unserem Youtube-Kanal How Mina Works.

 

Urlaubsberechnung in bewerteten Tagen und Stunden

Die Berechnung von Urlauben ist nun auch in bewerteten Tagen (Anspruch in Tagen, Berechnung in Stunden) oder komplett in Stunden möglich. Entsprechend finden Sie dies auch in den überarbeiteten Urlaubskonten dargestellt; neben einer neuen Gesamtübersicht können Sie auch die Details zur Berechnung beispielsweise bei Vertragswechseln oder Berechnungsumstellungen einsehen.

 

Verbesserungen bei den Arbeitsverträgen und Tarifen

Verbessert haben wir auch die Arbeit mit den Tarifen, die nun viel übersichtlicher sind und eine Historie beinhalten, mit der Sie die Unterschiede seit der letzten Änderung sichtbar machen können. Eine Historie haben Sie nun auch in den Arbeitsverträgen, darüber hinaus können Sie Arbeitsverträge jetzt auch unterbrechen und für andere Mitarbeiter kopieren.

Die üblichen – und nie endenden – Arbeiten in der Softwareentwicklung haben wir natürlich auch erledigt: Fehlerbehebungen und Verbesserungen in der Benutzeroberfläche und der Geschwindigkeit.

 

Video-Tutorial

Eine Übersicht über die wichtigsten Änderungen stellt Ihnen unsere Expertin Ilka Meyer-Gehrt in diesem Video vor: mina.works – Neuheiten in der Version 1.5

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Online Hilfsplattform für mina.works

Unsere Online Hilfsplattform für Kunden von mina.works wird kontinuierlich erweitert

Um Ihnen einen noch besseren Support bieten zu können, haben wir eine umfangreiche Online Hilfsplattform aufgebaut, die neben einem persönlichen Bereich für registrierte Kunden auch eine Wissensdatenbank enthält.

Nach erfolgreicher Registrierung können Sie im persönlichen Bereich Ihre Aktivitäten einsehen. Besonders hilfreich ist hierbei die Support-Historie: Auch nachträglich können Sie alle von Ihnen an den Support gestellten Anfragen einsehen.

In der Wissensdatenbank finden Sie detaillierte Tutorials zu den Grundlagen von mina.works und weitere Anleitungen, die Ihnen das tägliche Planen erleichtern. Dieser Bereich wird kontinuierlich weiter ausgebaut, und wir stellen Ihnen regelmäßig neue Kapitel der Tutorials zur Verfügung.

Registrieren Sie sich in wenigen Schritten für die neue Online Hilfsplattform!

Registrierung

  1. Rufen Sie die Seite https://mep24software.zendesk.com/hc/de auf.
  2. Auf Anmelden klicken.
  3. Auf Registrieren klicken.
  4. Vor- und Nachname und Ihre E-Mail-Adresse eintragen.
  5. Sie erhalten von uns eine E-Mail zur Registrierung in die Wissensdatenbank.
  6. Klicken Sie auf Kennwort erstellen.
  7. Im sich öffnenden Fenster legen Sie Ihr Kennwort fest.
  8. Klicken Sie auf Kennwort festlegen, um den Vorgang abzuschließen.

Anmeldung

Über Anmelden können Sie sich in die Wissensdatenbank einloggen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen in Ihrem persönlichen Bereich zur Verfügung:

  • Meine Aktivität: Verschaffen Sie sich Einblick in Ihre persönlichen Support-Aktivitäten.
  • Mein Profil bearbeiten: Name, Foto, E-Mail und Telefonnummer bearbeiten.
  • Kennwort ändern: Hier können Sie Ihr Kennwort für Ihren Zugang zur Wissensdatenbank ändern.

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH

Tastenkürzel in mina.works verwenden

Sind Sie eher der „Maus-Typ“ oder der „Tastatur-Typ“?

Die Benutzeroberfläche von mina.works ist mit der Maus sehr einfach und intuitiv bedienbar, aber wenn es mal schneller gehen soll und Sie gerne Tastenkürzel verwenden, um zum Beispiel zwischen den verschiedenen Ansichten im Planer zu springen oder im Kalender vor- und zurückzublättern, dann nutzen Sie die folgende Übersicht über die praktischen Tastenkürzel für Ihre Arbeit mit mina.works.

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH.

Video-Tutorial: Die Funktion Anwesenheitscheck in mina.works

Mit der Funktion Anwesenheitscheck haben Sie bei Ihrer Einsatzplanung mit mina.works jederzeit im Blick, ob der genug Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit geplant sind. Der Anwesenheitscheck berücksichtigt neben den Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter auch Ihre individuellen Öffnungszeiten.

 

Wie das genau funktioniert, und wie die erforderlichen Qualifikationen für einen bestimmten Zeitraum/Tag durch den Anwesenheitscheck überprüft werden können, zeigt Ihnen unsere Expertin Ilka Meyer-Gehrt in unserem YouTube-Kanal in diesem Video-Tutorial:

Neue Funktion in mina.works: Anwesenheitscheck

Weitere Tutorials in unserem YouTube Kanal

Hilft es Ihnen, den Fachleuten einfach mal über die Schulter zu schauen? Dann abonnieren Sie doch einfach unseren YouTube-Kanal: Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works.

Hier stellen wir Ihnen regelmäßig kurze Tutorials zur Mitarbeitereinsatzplanung mit mina.works zur Verfügung.

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, youtube.com: „Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works“

Video-Tutorial mina.works: Verleihungen von Mitarbeitern in eine andere Filiale

Sie planen Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Filialen? Dann kennen Sie diese Situation bestimmt: Eine Mitarbeiterin fällt plötzlich aus, und eine Kollegin aus einer anderen Filiale soll kurzfristig für sie einspringen.

Wenn Sie in mina.works mehrere Filialen planen, haben Ihre planungsverantwortlichen Mitarbeiter in den jeweiligen Filialen möglicherweise unterschiedliche Berechtigungen und können nur in der eigenen Filiale planen.

In so einem Fall haben Sie in mina.works die Möglichkeit, einen Mitarbeiter in eine andere Filiale zu verleihen, so dass der zuständige Planungsverantwortliche der anderen Filiale diesen Mitarbeiter planen darf.

Mitarbeiter verleihen

Wie das genau funktioniert, zeigt Ihnen unsere Expertin Ilka Meyer-Gehrt in unserem YouTube-Kanal in diesem Video-Tutorial:
Neue Funktion in mina.works: Verleihungen

Weitere Tutorials in unserem YouTube Kanal

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Hier stellen wir Ihnen regelmäßig kurze Tutorials zur Mitarbeitereinsatzplanung mit mina.works zur Verfügung.

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, youtube.com: „Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works“

Die optimale Urlaubsplanung in mina.works

Sommerzeit ist Urlaubszeit – und die Urlaube Ihres Teams müssen geplant werden. Wie mina.works Sie und Ihre Mitarbeiter dabei unterstützt, zeigen wir Ihnen in diesem Blog-Beitrag.

Sie können die Nichtverfügbarkeit „Urlaub“ entweder über den Planer direkt planen, oder den Urlaubswunsch des Mitarbeiters über mina.works annehmen, so dass dieser direkt im Planer hinterlegt wird. Kann der Urlaubswunsch nicht angenommen werden, haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Termin vorzuschlagen oder den Wunsch abzulehnen.

Urlaub direkt im Planer eintragen

Sie können Urlaub direkt im Planer eintragen.

1. Klicken Sie auf den gewünschten Tag, um das Menü zu öffnen.

2. Wählen Sie Nichtverfügbarkeit eintragen aus.

  1. Wählen Sie Urlaub aus.
  1. Tragen Sie unter bis… das Enddatum der Nichtverfügbarkeit ein.
  1. Abschließend bestätigen Sie dies mit Speichern.

Urlaubsanfrage senden

Für diese Funktion benötigen die Mitarbeiter das Recht Urlaubsanfrage stellen.

Dieses Recht ist bereits in der Rolle der „Mitarbeiter“ enthalten. Somit muss Ihren Mitarbeitern lediglich die Rolle des Mitarbeiters zugewiesen werden.

Mitarbeiter können sich über ihren persönlichen mobilen Zugang unter where.mina.works/mobile Einblick in ihre Arbeitspläne verschaffen und Urlaubwünsche verschicken.

  1. Oben rechts das Symbol Menu-Icon anwählen.
  2. Auf Urlaubsanfragen-> Urlaubsanfrage stellen klicken.
  3. Urlaubszeitraum eintragen.
  4. Senden.

Ist eine Urlaubsanfrage gestellt, kann diese vom planungsverantwortlichen Mitarbeiter in mina.works eingesehen und bearbeitet werden.

Urlaubsanfrage bearbeiten

Hat ein Mitarbeiter eine Urlaubsanfrage gestellt, steht diese in where.mina.works unter Meldungen zur Bearbeitung bereit.

  1. Auf den Mitarbeiternamen klicken.
  2. Auf Genehmigen klicken, um den Urlaub einzuplanen.
  1. Urlaubsanfrage bearbeiten mit folgenden Optionen:
    Urlaubstyp:
    Hier können Sie bei Bedarf die Nichtverfügbarkeit ändern.
    Kommentar: Optional kann die Anfrage kommentiert werden, wenn zum Beispiel eine Änderung vorgeschlagen wird, Sie dem Mitarbeiter noch gute Erholung wünschen möchten oder Sie den Grund der Ablehnung kommentieren wollen.
  1. Sobald Sie auf Genehmigen klicken, wird die Buchung in der Liste entsprechend vermerkt.

Die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter werden nicht nur über die Meldungen in mina.works angezeigt, sondern auch im Planer abgebildet. Diese können von dort aus auch direkt im Planer bearbeitet werden. Hierbei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

 

Ablehnen: Der Antrag wird abgelehnt. Urlaub wird nicht im Planer eingetragen.

Änderung vorschlagen: Der Planer kann einen Änderungsvorschlag verschicken.

Genehmigen: Der Antrag wird genehmigt. Urlaub wird im Planer eingetragen.

Abbrechen: Die Bearbeitung wird abgebrochen.

 

Urlaubswünsche direkt im Planer übernehmen

Urlaubswünsche können auch direkt im Planer übernommen werden. Im Planer werden sie grau umrahmt dargestellt.

  1. Auf einen Tag klicken, an dem ein Urlaubswunsch vorliegt.
  1. Wunsch bearbeiten über Ablehnen, Änderung vorschlagen oder Genehmigen.

Die Änderungen werden entsprechend in den Planer übernommen.

Video-Tutorial zum Thema Urlaubsplanung in mina.works

Unsere Expertin Ilka Meyer-Gehrt hat für Sie ein ausführliches Video-Tutorial zur Urlaubsplanung in mina.works erstellt. Das Video können Sie in unserem Youtub-Kanal „Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works“ oder direkt unter diesem Link ansehen.

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