mina.works

Die optimale Urlaubsplanung in mina.works

Sommerzeit ist Urlaubszeit – und die Urlaube Ihres Teams müssen geplant werden. Wie mina.works Sie und Ihre Mitarbeiter dabei unterstützt, zeigen wir Ihnen in diesem Blog-Beitrag.

Sie können die Nichtverfügbarkeit „Urlaub“ entweder über den Planer direkt planen, oder den Urlaubswunsch des Mitarbeiters über mina.works annehmen, so dass dieser direkt im Planer hinterlegt wird. Kann der Urlaubswunsch nicht angenommen werden, haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Termin vorzuschlagen oder den Wunsch abzulehnen.

Urlaub direkt im Planer eintragen

Sie können Urlaub direkt im Planer eintragen.

1. Klicken Sie auf den gewünschten Tag, um das Menü zu öffnen.

2. Wählen Sie Nichtverfügbarkeit eintragen aus.

  1. Wählen Sie Urlaub aus.
  1. Tragen Sie unter bis… das Enddatum der Nichtverfügbarkeit ein.
  1. Abschließend bestätigen Sie dies mit Speichern.

Urlaubsanfrage senden

Für diese Funktion benötigen die Mitarbeiter das Recht Urlaubsanfrage stellen.

Dieses Recht ist bereits in der Rolle der „Mitarbeiter“ enthalten. Somit muss Ihren Mitarbeitern lediglich die Rolle des Mitarbeiters zugewiesen werden.

Mitarbeiter können sich über ihren persönlichen mobilen Zugang unter where.mina.works/mobile Einblick in ihre Arbeitspläne verschaffen und Urlaubwünsche verschicken.

  1. Oben rechts das Symbol Menu-Icon anwählen.
  2. Auf Urlaubsanfragen-> Urlaubsanfrage stellen klicken.
  3. Urlaubszeitraum eintragen.
  4. Senden.

Ist eine Urlaubsanfrage gestellt, kann diese vom planungsverantwortlichen Mitarbeiter in mina.works eingesehen und bearbeitet werden.

Urlaubsanfrage bearbeiten

Hat ein Mitarbeiter eine Urlaubsanfrage gestellt, steht diese in where.mina.works unter Meldungen zur Bearbeitung bereit.

  1. Auf den Mitarbeiternamen klicken.
  2. Auf Genehmigen klicken, um den Urlaub einzuplanen.
  1. Urlaubsanfrage bearbeiten mit folgenden Optionen:
    Urlaubstyp:
    Hier können Sie bei Bedarf die Nichtverfügbarkeit ändern.
    Kommentar: Optional kann die Anfrage kommentiert werden, wenn zum Beispiel eine Änderung vorgeschlagen wird, Sie dem Mitarbeiter noch gute Erholung wünschen möchten oder Sie den Grund der Ablehnung kommentieren wollen.
  1. Sobald Sie auf Genehmigen klicken, wird die Buchung in der Liste entsprechend vermerkt.

Die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter werden nicht nur über die Meldungen in mina.works angezeigt, sondern auch im Planer abgebildet. Diese können von dort aus auch direkt im Planer bearbeitet werden. Hierbei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

 

Ablehnen: Der Antrag wird abgelehnt. Urlaub wird nicht im Planer eingetragen.

Änderung vorschlagen: Der Planer kann einen Änderungsvorschlag verschicken.

Genehmigen: Der Antrag wird genehmigt. Urlaub wird im Planer eingetragen.

Abbrechen: Die Bearbeitung wird abgebrochen.

 

Urlaubswünsche direkt im Planer übernehmen

Urlaubswünsche können auch direkt im Planer übernommen werden. Im Planer werden sie grau umrahmt dargestellt.

  1. Auf einen Tag klicken, an dem ein Urlaubswunsch vorliegt.
  1. Wunsch bearbeiten über Ablehnen, Änderung vorschlagen oder Genehmigen.

Die Änderungen werden entsprechend in den Planer übernommen.

Video-Tutorial zum Thema Urlaubsplanung in mina.works

Unsere Expertin Ilka Meyer-Gehrt hat für Sie ein ausführliches Video-Tutorial zur Urlaubsplanung in mina.works erstellt. Das Video können Sie in unserem Youtub-Kanal „Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works“ oder direkt unter diesem Link ansehen.

Haben Sie noch Fragen?

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Rufen Sie uns an: +49 6220 30799-20 oder schreiben Sie uns eine E-Mail: support@mep24software.de

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH

Vertrauensbasierte Zeiterfassung mit mina.works

Mit dem aktuellen Update haben wir mina.works um eine neue und wichtige Funktion erweitert: Die vertrauensbasierte Zeiterfassung mit Ist-Zeiten. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie mit der neuen Ist-Zeiten-Funktion in mina.works arbeiten.

Die Funktion „Ist-Zeit“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitszeiten, welche von ursprünglich geplanten Zeiten abweichen, nachträglich über den Planer anzupassen. Durch die direkte Gegenüberstellung der Planung und Ist-Zeit können Sie sich einen besseren Überblick verschaffen.

mina.works Ist-Zeit

Auch die Mitarbeiter können über ihren mobilen Zugang ihre Änderung der Arbeitszeiten vertrauensbasiert hinterlegen. Diese werden automatisch in den Planer übernommen. Der planungsverantwortliche Mitarbeiter kann die gemeldeten Ist-Zeiten über den Planer einsehen und bearbeiten, über die „Meldungen“ erhält er eine Übersicht mit den erfassten „Ist-Zeiten“ und kann diese darüber direkt annehmen oder ablehnen.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit der neuen Ist-Zeiten-Funktion in mina.works arbeiten, sowie die Neuerungen im Zeitkonto.

  •  Ist-Zeit im Planer bearbeiten
  • Erfasste Zeit über die mobile Mitarbeiter-App eingeben
    – Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“
    – Zeit in mobile Mitarbeiter-App eingeben
  • Erfasste Zeiten bearbeiten
  • Das neue Zeitkonto

Ein Videotutorial finden Sie in unserem YouTube-Kanal: bitte hier klicken.

Ist-Zeit im Planer bearbeiten

Um die Ist-Zeiten direkt im Planer zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Planung -> Mit der linken Maustaste in den Tag klicken, sodass sich das Menü öffnet -> Details.
  2. Reiter: Ist-Zeit -> + Eintrag hinzufügen -> Tragen Sie die Anfangs- und Endzeit ein -> Typ Auswählen -> + Pausen hinzufügen -> Anfangs- und Endzeit der Pause eingeben (Mitarbeiter können innerhalb der hinterlegten Start-und Endzeit in Pause gehen) -> Pausendauer.
    Wenn die ursprünglich geplante Zeit als Ist-Zeit übernommen werden soll, klicken Sie auf „Planung übernehmen“ und bestätigen diese mit „Speichern“.
  3. Speichern.

Im Planer wird in dem entsprechenden Tag (unten rechts) ein kleines Dreieck in Orange angezeigt.

mina.works Ansicht Planer
mina.works Ist-Zeit

Erfasste Zeit über die mobile Mitarbeiter-App eingeben

Mitarbeiter können über ihren mobilen Zugang „mobile Mitarbeiter-App“ ihre Arbeitszeiten nachträglich ändern. Hierfür benötigen die Mitarbeiter ein weiteres Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“.

 

Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“

  1. Planung -> Berechtigungen -> Rolle: „Mitarbeiter“ anklicken.
  2. „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“ anhaken.
  3. Speichern.

Nun können die Mitarbeiter ihre Zeiten über den mobilen Zugang erfassen.

mina.works Rolle bearbeiten

Zeit in mobile Mitarbeiter-App eingeben

  1. In die mobile Mitarbeiter-App einloggen.
  2. Auf „Kalender“ klicken -> rechts auf den Bearbeiten-Button klicken.
  3. Tragen Sie die Anfangs- und Endzeit ein -> Typ Auswählen -> Pausen hinzufügen: Anfangs- und Endzeit der Pause eingeben.
  4. Speichern.
mina.works Zeit erfassen

Erfasste Zeiten bearbeiten

  1. Meldungen -> Reiter: Erfasste Zeit.
  2. Klicken Sie rechts auf „Akzeptieren“ (blauer Button), um die erfasste Zeit aus der Liste der Meldungen zu übernehmen oder „Ablehnen“ (weißer Button), um diese zu widerrufen.
  3. Nach Bearbeitung aller gemeldeten Ist-Zeiten können Sie diese gesammelt über den „Neu Laden“ Button abschließen.

Die Ist-Zeiten sind vertrauensbasiert und werden direkt im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt.

Bei Ablehnung (Planung übernehmen) oder Anpassung der Ist-Zeiten über den Planer wird dies ebenfalls im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt.

mina.works Ist-Zeit Planung übernehmen

Das neue Zeitkonto

Verbesserungen:

  • Plan-Zeit und Ist-Zeit
  • Netto und Brutto
  • Zuschläge werden unter „Geleistet“ in Klammern ausgewiesen
  • Begriffe wurden überarbeitet
  • Übersichtliche grafische Darstellung

 

Um Ihnen die bestmögliche Übersichtlichkeit in mina.works bieten zu können, haben wir das Zeitkonto weiterentwickelt und noch besser gemacht.
Durch die Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Zeit ist es möglich, geplante Zeiten von den tatsächlich geleisteten bzw. erfassten Zeiten zu unterscheiden. Wird keine Zeit erfasst, so wird die Plan-Zeit automatisch zur Ist-Zeit.
Mit Brutto (vorher Lohnzeit) und Netto (überstundenrelevante Arbeitszeit) werden gegebenenfalls die hinterlegten Zuschläge berücksichtigt. Zuschläge werden über die Spalte „Geleistet“ in grün und in Klammern ausgewiesen.
Darüber hinaus wurde die grafische Darstellung überarbeitet, um so die Übersichtlichkeit zu verbessern.

mina.works Zeitkonto

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH

Unsere Wissensdatenbank: mina.works

Wissensdatenbank Startseite

Damit Sie sich jederzeit umfassend informieren können, stellen wir Ihnen eine Online Hilfsplattform zur Verfügung, die kontinuierlich weiter ausgebaut wird.

Neben einem persönlichen Bereich für registrierte Kunden finden Sie auf unsere Hilfsplattform eine Wissensdatenbank mit detaillierten Tutorials zu den Grundlagen von mina.works und weitere Anleitungen, die Sie bei Ihrer täglichen Planung unterstützen.

 

Den Zugang zur Online Hilfsplattform und zur Wissensdatenbank finden Sie unter https://mep24software.zendesk.com.

Registrieren

Falls Sie noch keine Tickets über mina.works eingereicht haben, klicken Sie bitte auf Registrieren, um sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort anmelden zu können. Wichtig ist, dass Sie die selbe E-Mail-Adresse später auch für Ihre Supportanfragen benutzen. 

 

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung finden Sie hier.

Wissensdatenbank Anmeldung Registrieren

Kennwort anfordern

Falls Sie schon Tickets über mina.works eingereicht haben, sind Sie bereits mit Ihrer E-Mail-Adresse registriert. Dann klicken Sie bitte auf Kennwort anfordern. 

Support-Tickets einsehen

In der Wissensdatenbank können Sie Ihre Support-Tickets einsehen, die Sie über mina.works eingereicht haben. Dafür müssen Sie sich anmelden: klicken Sie bitte oben rechts auf Anmelden.

Wissensdatenbank Support-Tickets Anfragen

Weitere Tutorials

Neben unserer Wissensdatenbank steht Ihnen unser YouTube-Kanal zur Verfügung, in dem wir kurze Tutorials zu mina.works veröffentlichen: Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works.

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, youtube.com: „Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works“

Tutorials zu neuen Funktionen

Pläne der Kollegen einsehen

 

Mit dem letzten Update von mina.works kam neben der Möglichkeit, die Reihenfolge von Abteilungen im Organigramm zu ändern, eine wichtige und häufig nachgefragte Funktion hinzu: Ab sofort können sich Ihre Mitarbeiter in der mobilen App die Arbeitspläne des gesamten Teams anzeigen lassen.

 

Wie das funktioniert und welche Einstellungen Sie vornehmen können, erklärt Ihnen Ilka Meyer-Gehrt in diesem Video.

Bearbeitung von Autoplänen

Zu den neuen Autoplan-Funktionen haben wir ein vierteiliges Tutorial erstellt.

 

Lernen Sie in mehreren Videos die Möglichkeiten kennen, die Ihnen die Autopläne bieten.
Um direkt zur Playlist zu gelangen, klicken Sie bitte hier.

Haben Sie Fragen oder wollen Sie mina.works live ansehen?

Melden Sie sich bei uns, wir präsentieren Ihnen kostenlos und unverbindlich unsere Einsatzplanung. Vereinbaren Sie einen persönlichen Termin unter +49 6220 30799-10 oder vertrieb@mep24software.de.

Weitere Informationen zu Funktionen finden Sie hier. Melden Sie sich zusätzlich für unseren Newsletter an, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Bildnachweis: MEP24 Software GmbH

Neuer Planer erleichtert den Alltag

Unser bester Planer für Ihren Alltag

Mit dem neusten Update haben wir den Planer von mina.works für Sie erweitert. Ihre Planung wird noch intuitiver und schneller als jemals zuvor.

Neben vielen Erweiterungen in Punkto Komfort haben wir die Autopläne neu gedacht: diese werden nun direkt im Planer erstellt und bearbeitet.

In Folge finden Sie die Vorteile im Detail.

Erweiterungen bei der Anzeige des Planers:

  • Sie bestimmen die angezeigten Zeiträume: Tagesansicht bis zu insgesamt 6 Wochen mit Arbeitszeiten und Pausen.
  • Zeitkonten mit Ampelfunktion direkt im Planer.
  • Anzeige der Abweichungen (Über- oder Minusstunden) pro Kalenderwoche.
  • Abweichungen der aktuellen Planung vom Autoplan werden als Hinweis angezeigt.

Erweiterungen bei der Bearbeitung des Planers:

  • Autopläne werden direkt im Planer erstellt, kopiert und eingesetzt.
  • Arbeitspläne können für mehrere Mitarbeiter oder Teams gleichzeitig eingefügt und zwischen Mitarbeitern kopiert werden.
  • Nichtverfügbarkeiten können direkt mit einem Enddatum geplant werden.

Erweiterungen bei der Dokumentation:

  • Änderungen bei den Autoplänen werden im Verlauf angezeigt und vorherige Versionen können so einfach wiederhergestellt werden.
  • Druckfunktion: Der angezeigte Plan kann direkt aus dem Planer heraus ausgedruckt werden.
  • Mit dem neuen Bericht „Fehlzeitenübersicht“ haben Sie Urlaube und weitere Fehlzeiten perfekt im Blick.
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mina.works Wochenplaner

Neue Videos im YouTube Kanal

mina.works Wochenplaner

In unserem YouTube Kanal finden Sie neue Videos von mina.works.

 

Unsere Expertin Ilka Meyer-Gehrt erklärt Ihnen in den Videos die verschiedenen Funktionen und Einstellmöglichkeiten. So erledingen Sie Ihre Einsatzplanung noch schneller und einfacher.

 

Unser Ziel ist es, Ihren Planungsalltag durch ein intuitive Oberfläche noch übersichtlicher zu gestalten. Mit unserem Knowhow im Bereich Einsatzplanung und Zeiterfassung stellen wir Ihnen seit 25 Jahren nicht nur mit kompetenter Beratung zur Seite, sondern geben Ihnen auch eine Softwarelösung an die Hand, die Ihre Dienstplanung vereinfacht.

 

Hier finden Sie die neuen Videos >>

 

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Online Hilfsplattform für mina.works

Unsere neue Online Hilfsplattform für Kunden von mina.works ist an den Start gegangen

Um Ihnen einen noch besseren Support bieten zu können, bauen wir eine umfangreiche Online Hilfsplattform auf, die neben einem persönlichen Bereich für registrierte Kunden auch eine Wissensdatenbank enthält.

Nach erfolgreicher Registrierung können Sie im persönlichen Bereich Ihre Aktivitäten einsehen. Neu ist hierbei die Support-Historie: Auch nachträglich können Sie alle an den Support gestellten Anfragen einsehen.

In der Wissensdatenbank finden Sie bereits detaillierte Tutorials zu den Grundlagen von mina.works und weitere Anleitungen, die Ihnen das tägliche Planen erleichtern. Dieser Bereich wird kontinuierlich weiter ausgebaut, und wir stellen Ihnen regelmäßig neue Kapitel der Tutorials zur Verfügung.

Neue Funktionen haben wir ebenfalls für Sie ausgerollt. Die Details stellen wir Ihnen hier vor:

Registrieren Sie sich in wenigen Schritten für die neue Online Hilfsplattform!

Registrierung

  1. Rufen Sie die Seite https://mep24software.zendesk.com/hc/de auf.
  2. Auf Anmelden klicken.
  3. Auf Registrieren klicken.
  4. Vor- und Nachname und Ihre E-Mail-Adresse eintragen.
  5. Sie erhalten von uns eine E-Mail zur Registrierung in die Wissensdatenbank.
  6. Klicken Sie auf den Registrierungslink.
  7. Im sich öffnenden Fenster legen Sie Ihr Kennwort fest.
  8. Klicken Sie auf Kennwort festlegen, um den Vorgang abzuschließen.

Anmeldung

Über Anmelden können Sie sich in die Wissensdatenbank einloggen.

  • Meine Aktivität: Verschaffen Sie sich Einblick in Ihre persönlichen Support-Aktivitäten.
  • Mein Profil bearbeiten: Name, Foto, E-Mail und Telefonnummer bearbeiten.
  • Kennwort ändern: Hier können Sie Ihr Kennwort für Ihren Zugang zur Wissensdatenbank ändern.

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH

Die Mitarbeiter App

Über die Mitarbeiter App von mina.works kann das gesamte Team jederzeit und überall auf Arbeitspläne sowie persönliche Zeit- und Urlaubskonten zugreifen. Neu ist, dass Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche direkt digital einreichen können.

In Folge erklären wir Ihnen, wie Sie die mobile App optimal nutzen:

Anmeldung

  • Tragen Sie die Adresse mina.works/mobile in Ihren Browser ein.
  • Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an
  • Tipp: Fügen Sie die App über den Browser zum Startbildschirm hinzu. So können Sie in Zukunft direkt auf mina.works zugreifen.

Dashboard

 

Gleich nach der Anmeldung gelangen Sie zu Ihrem persönlichen Dashboard. Hier werden Ihnen die wichtigsten Informationen rund um Ihre Planung angezeigt. 

  • Einblick in Ihre aktuellen Arbeitspläne.
  • Zugang zu Ihrem persönlichen Kalender.
  • Ihre aktuellen Über- oder Unterstunden.
  • Ihre zur Verfügung stehenden Urlaubstage.

Urlaubsanträge digital einreichen

 

Oben rechts auf das Menü-Symbol klicken.

  1. Auf Urlaubsanfragen -> Urlaubsanfrage stellen
  2. Urlaubszeitraum
  3. Senden

Die Urlaubsanfrage steht nun in mina.works zur Bearbeitung zur Verfügung.

Über das Glockensymbol können Sie jederzeit Ihre bereits gesendeten Urlaubsanfragen im Blick behalten.

Weitere Urlaubsanfragen, können einfach über den Button Urlaubsanfrage stellen versendet werden.

Tipp: Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn Sie die Benachrichtigungen im Menü „E-Mail Benachrichtigung an“ aktiviert haben.

Urlaube beantragen über die App

Kalender

Der persönliche Kalender erlaubt Ihnen sich Einblick in die Pläne eines ausgewählten Zeitraums zu verschaffen.

Es werden Ihnen die geplanten Tätigkeiten, Einsatzorte sowie Abwesenheiten wie Urlaube angezeigt.

Über das Kalendersymbol und die Pfeile, können Sie in die gewünschten Kalenderwochen springen.

Kalenderansicht in der App

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Neue Features sind da

Wir arbeiten kontinuierlich daran mina.works noch besser zu machen. Mit jedem Update kommen neue Features hinzu. Heute stellen wir Ihnen im Detail zwei vor.

Erweiterung in der App: Urlaubswünsche

Mitarbeiter können (mit dem Update im nächsten Monat) Urlaubswünsche über die App einreichen.

Einfach den gewünschten Zeitraum eintragen, bei Bedarf eine Anmerkung ergänzen und abschicken.

Der Urlaubswunsch kann von einem Planungsverantwortlichen genehmigt sowie abgelehnt werden oder er kann eine Rückfrage stellen.

Individuell einstellbare Planer-Ansichten

Der Planer kann jetzt noch individueller eingerichtet werden: Zusätzlich zur bisherigen 1 bis 8 Tage-Ansicht können Sie nun auch 10 oder 14 Tage sowie drei Wochen auswählen.

Für alle Zeiträume können wiederum eigene Zeitraster ausgewählt werden: z. B. stündlich in der Tagesansicht, 4 Stunden-Blöcke oder eine 12h-Mittagslinie bei der Wochansicht.

Damit perfekt geplant werden kann, sind die hinterlegten Öffnungszeiten ebenfalls deutlich sichtbar.

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Version 1.0 ist mit neuen Funktionen live

Ein nächster großer Schritt ist geschafft. Mit der neuen Version 1.0 haben wir das Urlaubs- und Zeitkonto von mina.works noch schneller gemacht. Darüber hinaus sind Korrekturbuchungen, sowie das Bearbeiten und Löschen von Plänen beschleunigt worden.

Neue Funktionen haben wir ebenfalls für Sie ausgerollt. Die Details stellen wir Ihnen hier vor:

Mobile Mitarbeiter-App

Unterwegs den Arbeitsplan einsehen? Die erste Version unserer Mitarbeiter-App zeigt groß und übersichtlich die Arbeitspläne für den aktuellen und die folgenden drei Arbeitstage an. Über den Kalender können die zukünftigen Arbeitspläne abgerufen werden.

Ampelkonto

Behalten Sie die Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter im Blick! Das Ampelkonto zeigt Ihnen im Tages- und Wochenplaner an, wenn ein Mitarbeiter zu viele Über- oder Minusstunden hat. Sie als Planer legen selbst fest, ab welcher Abweichung im Zeitkonto die gelbe oder rote Ampel angezeigt wird. 

Bericht „Arbeits- und Fehlzeiten“

Der erste Bericht in mina.works dient der Dokumentation der Arbeits- und Fehlzeiten mit kumulierten Wochen- und Monatsabschlüssen.

Weitere Informationen zu den aktuellen Funktionen finden Sie hier. Oder melden Sie sich für unseren Newsletter an: So bleiben Sie auf dem Laufenden zu weiteren Versionen und Updates von mina.works.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Melden Sie sich bei uns, und lassen Sie sich mina.works kostenlos und unverbindlich zeigen!
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