Mit dem aktuellen Update haben wir mina.works um eine neue und wichtige Funktion erweitert: Die vertrauensbasierte Zeiterfassung mit Ist-Zeiten. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie mit der neuen Ist-Zeiten-Funktion in mina.works arbeiten.
Die Funktion „Ist-Zeit“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitszeiten, welche von ursprünglich geplanten Zeiten abweichen, nachträglich über den Planer anzupassen. Durch die direkte Gegenüberstellung der Planung und Ist-Zeit können Sie sich einen besseren Überblick verschaffen.
Auch die Mitarbeiter können über ihren mobilen Zugang ihre Änderung der Arbeitszeiten vertrauensbasiert hinterlegen. Diese werden automatisch in den Planer übernommen. Der planungsverantwortliche Mitarbeiter kann die gemeldeten Ist-Zeiten über den Planer einsehen und bearbeiten, über die „Meldungen“ erhält er eine Übersicht mit den erfassten „Ist-Zeiten“ und kann diese darüber direkt annehmen oder ablehnen.
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit der neuen Ist-Zeiten-Funktion in mina.works arbeiten, sowie die Neuerungen im Zeitkonto.
- Ist-Zeit im Planer bearbeiten
- Erfasste Zeit über die mobile Mitarbeiter-App eingeben
– Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“
– Zeit in mobile Mitarbeiter-App eingeben - Erfasste Zeiten bearbeiten
- Das neue Zeitkonto
Ein Videotutorial finden Sie in unserem YouTube-Kanal: bitte hier klicken.
Ist-Zeit im Planer bearbeiten
Um die Ist-Zeiten direkt im Planer zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
- Planung -> Mit der linken Maustaste in den Tag klicken, sodass sich das Menü öffnet -> Details.
- Reiter: Ist-Zeit -> + Eintrag hinzufügen -> Tragen Sie die Anfangs- und Endzeit ein -> Typ Auswählen -> + Pausen hinzufügen -> Anfangs- und Endzeit der Pause eingeben (Mitarbeiter können innerhalb der hinterlegten Start-und Endzeit in Pause gehen) -> Pausendauer.
Wenn die ursprünglich geplante Zeit als Ist-Zeit übernommen werden soll, klicken Sie auf „Planung übernehmen“ und bestätigen diese mit „Speichern“. - Speichern.
Im Planer wird in dem entsprechenden Tag (unten rechts) ein kleines Dreieck in Orange angezeigt.
Erfasste Zeit über die mobile Mitarbeiter-App eingeben
Mitarbeiter können über ihren mobilen Zugang „mobile Mitarbeiter-App“ ihre Arbeitszeiten nachträglich ändern. Hierfür benötigen die Mitarbeiter ein weiteres Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“.
Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“
- Planung -> Berechtigungen -> Rolle: „Mitarbeiter“ anklicken.
- „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“ anhaken.
- Speichern.
Nun können die Mitarbeiter ihre Zeiten über den mobilen Zugang erfassen.
Zeit in mobile Mitarbeiter-App eingeben
- In die mobile Mitarbeiter-App einloggen.
- Auf „Kalender“ klicken -> rechts auf den Bearbeiten-Button klicken.
- Tragen Sie die Anfangs- und Endzeit ein -> Typ Auswählen -> Pausen hinzufügen: Anfangs- und Endzeit der Pause eingeben.
- Speichern.
Erfasste Zeiten bearbeiten
- Meldungen -> Reiter: Erfasste Zeit.
- Klicken Sie rechts auf „Akzeptieren“ (blauer Button), um die erfasste Zeit aus der Liste der Meldungen zu übernehmen oder „Ablehnen“ (weißer Button), um diese zu widerrufen.
- Nach Bearbeitung aller gemeldeten Ist-Zeiten können Sie diese gesammelt über den „Neu Laden“ Button abschließen.
Die Ist-Zeiten sind vertrauensbasiert und werden direkt im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt.
Bei Ablehnung (Planung übernehmen) oder Anpassung der Ist-Zeiten über den Planer wird dies ebenfalls im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt.
Das neue Zeitkonto
Verbesserungen:
- Plan-Zeit und Ist-Zeit
- Netto und Brutto
- Zuschläge werden unter „Geleistet“ in Klammern ausgewiesen
- Begriffe wurden überarbeitet
- Übersichtliche grafische Darstellung
Um Ihnen die bestmögliche Übersichtlichkeit in mina.works bieten zu können, haben wir das Zeitkonto weiterentwickelt und noch besser gemacht.
Durch die Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Zeit ist es möglich, geplante Zeiten von den tatsächlich geleisteten bzw. erfassten Zeiten zu unterscheiden. Wird keine Zeit erfasst, so wird die Plan-Zeit automatisch zur Ist-Zeit.
Mit Brutto (vorher Lohnzeit) und Netto (überstundenrelevante Arbeitszeit) werden gegebenenfalls die hinterlegten Zuschläge berücksichtigt. Zuschläge werden über die Spalte „Geleistet“ in grün und in Klammern ausgewiesen.
Darüber hinaus wurde die grafische Darstellung überarbeitet, um so die Übersichtlichkeit zu verbessern.
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