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Die optimale Urlaubsplanung in mina.works

Sommerzeit ist Urlaubszeit – und die Urlaube Ihres Teams müssen geplant werden. Wie mina.works Sie und Ihre Mitarbeiter dabei unterstützt, zeigen wir Ihnen in diesem Blog-Beitrag.

Sie können die Nichtverfügbarkeit „Urlaub“ entweder über den Planer direkt planen, oder den Urlaubswunsch des Mitarbeiters über mina.works annehmen, so dass dieser direkt im Planer hinterlegt wird. Kann der Urlaubswunsch nicht angenommen werden, haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Termin vorzuschlagen oder den Wunsch abzulehnen.

Urlaub direkt im Planer eintragen

Sie können Urlaub direkt im Planer eintragen.

1. Klicken Sie auf den gewünschten Tag, um das Menü zu öffnen.

2. Wählen Sie Nichtverfügbarkeit eintragen aus.

  1. Wählen Sie Urlaub aus.
  1. Tragen Sie unter bis… das Enddatum der Nichtverfügbarkeit ein.
  1. Abschließend bestätigen Sie dies mit Speichern.

Urlaubsanfrage senden

Für diese Funktion benötigen die Mitarbeiter das Recht Urlaubsanfrage stellen.

Dieses Recht ist bereits in der Rolle der „Mitarbeiter“ enthalten. Somit muss Ihren Mitarbeitern lediglich die Rolle des Mitarbeiters zugewiesen werden.

Mitarbeiter können sich über ihren persönlichen mobilen Zugang unter where.mina.works/mobile Einblick in ihre Arbeitspläne verschaffen und Urlaubwünsche verschicken.

  1. Oben rechts das Symbol Menu-Icon anwählen.
  2. Auf Urlaubsanfragen-> Urlaubsanfrage stellen klicken.
  3. Urlaubszeitraum eintragen.
  4. Senden.

Ist eine Urlaubsanfrage gestellt, kann diese vom planungsverantwortlichen Mitarbeiter in mina.works eingesehen und bearbeitet werden.

Urlaubsanfrage bearbeiten

Hat ein Mitarbeiter eine Urlaubsanfrage gestellt, steht diese in where.mina.works unter Meldungen zur Bearbeitung bereit.

  1. Auf den Mitarbeiternamen klicken.
  2. Auf Genehmigen klicken, um den Urlaub einzuplanen.
  1. Urlaubsanfrage bearbeiten mit folgenden Optionen:
    Urlaubstyp:
    Hier können Sie bei Bedarf die Nichtverfügbarkeit ändern.
    Kommentar: Optional kann die Anfrage kommentiert werden, wenn zum Beispiel eine Änderung vorgeschlagen wird, Sie dem Mitarbeiter noch gute Erholung wünschen möchten oder Sie den Grund der Ablehnung kommentieren wollen.
  1. Sobald Sie auf Genehmigen klicken, wird die Buchung in der Liste entsprechend vermerkt.

Die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter werden nicht nur über die Meldungen in mina.works angezeigt, sondern auch im Planer abgebildet. Diese können von dort aus auch direkt im Planer bearbeitet werden. Hierbei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

 

Ablehnen: Der Antrag wird abgelehnt. Urlaub wird nicht im Planer eingetragen.

Änderung vorschlagen: Der Planer kann einen Änderungsvorschlag verschicken.

Genehmigen: Der Antrag wird genehmigt. Urlaub wird im Planer eingetragen.

Abbrechen: Die Bearbeitung wird abgebrochen.

 

Urlaubswünsche direkt im Planer übernehmen

Urlaubswünsche können auch direkt im Planer übernommen werden. Im Planer werden sie grau umrahmt dargestellt.

  1. Auf einen Tag klicken, an dem ein Urlaubswunsch vorliegt.
  1. Wunsch bearbeiten über Ablehnen, Änderung vorschlagen oder Genehmigen.

Die Änderungen werden entsprechend in den Planer übernommen.

Video-Tutorial zum Thema Urlaubsplanung in mina.works

Unsere Expertin Ilka Meyer-Gehrt hat für Sie ein ausführliches Video-Tutorial zur Urlaubsplanung in mina.works erstellt. Das Video können Sie in unserem Youtub-Kanal „Einsatzplanung mit mina.works: How Mina Works“ oder direkt unter diesem Link ansehen.

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH

Vertrauensbasierte Zeiterfassung mit mina.works

Mit dem aktuellen Update haben wir mina.works um eine neue und wichtige Funktion erweitert: Die vertrauensbasierte Zeiterfassung mit Ist-Zeiten. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie mit der neuen Ist-Zeiten-Funktion in mina.works arbeiten.

Die Funktion „Ist-Zeit“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitszeiten, welche von ursprünglich geplanten Zeiten abweichen, nachträglich über den Planer anzupassen. Durch die direkte Gegenüberstellung der Planung und Ist-Zeit können Sie sich einen besseren Überblick verschaffen.

mina.works Ist-Zeit

Auch die Mitarbeiter können über ihren mobilen Zugang ihre Änderung der Arbeitszeiten vertrauensbasiert hinterlegen. Diese werden automatisch in den Planer übernommen. Der planungsverantwortliche Mitarbeiter kann die gemeldeten Ist-Zeiten über den Planer einsehen und bearbeiten, über die „Meldungen“ erhält er eine Übersicht mit den erfassten „Ist-Zeiten“ und kann diese darüber direkt annehmen oder ablehnen.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit der neuen Ist-Zeiten-Funktion in mina.works arbeiten, sowie die Neuerungen im Zeitkonto.

  •  Ist-Zeit im Planer bearbeiten
  • Erfasste Zeit über die mobile Mitarbeiter-App eingeben
    – Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“
    – Zeit in mobile Mitarbeiter-App eingeben
  • Erfasste Zeiten bearbeiten
  • Das neue Zeitkonto

Ein Videotutorial finden Sie in unserem YouTube-Kanal: bitte hier klicken.

Ist-Zeit im Planer bearbeiten

Um die Ist-Zeiten direkt im Planer zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Planung -> Mit der linken Maustaste in den Tag klicken, sodass sich das Menü öffnet -> Details.
  2. Reiter: Ist-Zeit -> + Eintrag hinzufügen -> Tragen Sie die Anfangs- und Endzeit ein -> Typ Auswählen -> + Pausen hinzufügen -> Anfangs- und Endzeit der Pause eingeben (Mitarbeiter können innerhalb der hinterlegten Start-und Endzeit in Pause gehen) -> Pausendauer.
    Wenn die ursprünglich geplante Zeit als Ist-Zeit übernommen werden soll, klicken Sie auf „Planung übernehmen“ und bestätigen diese mit „Speichern“.
  3. Speichern.

Im Planer wird in dem entsprechenden Tag (unten rechts) ein kleines Dreieck in Orange angezeigt.

mina.works Ansicht Planer
mina.works Ist-Zeit

Erfasste Zeit über die mobile Mitarbeiter-App eingeben

Mitarbeiter können über ihren mobilen Zugang „mobile Mitarbeiter-App“ ihre Arbeitszeiten nachträglich ändern. Hierfür benötigen die Mitarbeiter ein weiteres Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“.

 

Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“

  1. Planung -> Berechtigungen -> Rolle: „Mitarbeiter“ anklicken.
  2. „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“ anhaken.
  3. Speichern.

Nun können die Mitarbeiter ihre Zeiten über den mobilen Zugang erfassen.

mina.works Rolle bearbeiten

Zeit in mobile Mitarbeiter-App eingeben

  1. In die mobile Mitarbeiter-App einloggen.
  2. Auf „Kalender“ klicken -> rechts auf den Bearbeiten-Button klicken.
  3. Tragen Sie die Anfangs- und Endzeit ein -> Typ Auswählen -> Pausen hinzufügen: Anfangs- und Endzeit der Pause eingeben.
  4. Speichern.
mina.works Zeit erfassen

Erfasste Zeiten bearbeiten

  1. Meldungen -> Reiter: Erfasste Zeit.
  2. Klicken Sie rechts auf „Akzeptieren“ (blauer Button), um die erfasste Zeit aus der Liste der Meldungen zu übernehmen oder „Ablehnen“ (weißer Button), um diese zu widerrufen.
  3. Nach Bearbeitung aller gemeldeten Ist-Zeiten können Sie diese gesammelt über den „Neu Laden“ Button abschließen.

Die Ist-Zeiten sind vertrauensbasiert und werden direkt im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt.

Bei Ablehnung (Planung übernehmen) oder Anpassung der Ist-Zeiten über den Planer wird dies ebenfalls im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt.

mina.works Ist-Zeit Planung übernehmen

Das neue Zeitkonto

Verbesserungen:

  • Plan-Zeit und Ist-Zeit
  • Netto und Brutto
  • Zuschläge werden unter „Geleistet“ in Klammern ausgewiesen
  • Begriffe wurden überarbeitet
  • Übersichtliche grafische Darstellung

 

Um Ihnen die bestmögliche Übersichtlichkeit in mina.works bieten zu können, haben wir das Zeitkonto weiterentwickelt und noch besser gemacht.
Durch die Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Zeit ist es möglich, geplante Zeiten von den tatsächlich geleisteten bzw. erfassten Zeiten zu unterscheiden. Wird keine Zeit erfasst, so wird die Plan-Zeit automatisch zur Ist-Zeit.
Mit Brutto (vorher Lohnzeit) und Netto (überstundenrelevante Arbeitszeit) werden gegebenenfalls die hinterlegten Zuschläge berücksichtigt. Zuschläge werden über die Spalte „Geleistet“ in grün und in Klammern ausgewiesen.
Darüber hinaus wurde die grafische Darstellung überarbeitet, um so die Übersichtlichkeit zu verbessern.

mina.works Zeitkonto

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