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Vertrauensbasierte Zeiterfassung mit mina.works

Mit dem aktuellen Update haben wir mina.works um eine neue und wichtige Funktion erweitert: Die vertrauensbasierte Zeiterfassung mit Ist-Zeiten. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie mit der neuen Ist-Zeiten-Funktion in mina.works arbeiten.

Die Funktion „Ist-Zeit“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitszeiten, welche von ursprünglich geplanten Zeiten abweichen, nachträglich über den Planer anzupassen. Durch die direkte Gegenüberstellung der Planung und Ist-Zeit können Sie sich einen besseren Überblick verschaffen.

mina.works Ist-Zeit

Auch die Mitarbeiter können über ihren mobilen Zugang ihre Änderung der Arbeitszeiten vertrauensbasiert hinterlegen. Diese werden automatisch in den Planer übernommen. Der planungsverantwortliche Mitarbeiter kann die gemeldeten Ist-Zeiten über den Planer einsehen und bearbeiten, über die „Meldungen“ erhält er eine Übersicht mit den erfassten „Ist-Zeiten“ und kann diese darüber direkt annehmen oder ablehnen.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit der neuen Ist-Zeiten-Funktion in mina.works arbeiten, sowie die Neuerungen im Zeitkonto.

  •  Ist-Zeit im Planer bearbeiten
  • Erfasste Zeit über die mobile Mitarbeiter-App eingeben
    – Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“
    – Zeit in mobile Mitarbeiter-App eingeben
  • Erfasste Zeiten bearbeiten
  • Das neue Zeitkonto

Ein Videotutorial finden Sie in unserem YouTube-Kanal: bitte hier klicken.

Ist-Zeit im Planer bearbeiten

Um die Ist-Zeiten direkt im Planer zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Planung -> Mit der linken Maustaste in den Tag klicken, sodass sich das Menü öffnet -> Details.
  2. Reiter: Ist-Zeit -> + Eintrag hinzufügen -> Tragen Sie die Anfangs- und Endzeit ein -> Typ Auswählen -> + Pausen hinzufügen -> Anfangs- und Endzeit der Pause eingeben (Mitarbeiter können innerhalb der hinterlegten Start-und Endzeit in Pause gehen) -> Pausendauer.
    Wenn die ursprünglich geplante Zeit als Ist-Zeit übernommen werden soll, klicken Sie auf „Planung übernehmen“ und bestätigen diese mit „Speichern“.
  3. Speichern.

Im Planer wird in dem entsprechenden Tag (unten rechts) ein kleines Dreieck in Orange angezeigt.

mina.works Ansicht Planer
mina.works Ist-Zeit

Erfasste Zeit über die mobile Mitarbeiter-App eingeben

Mitarbeiter können über ihren mobilen Zugang „mobile Mitarbeiter-App“ ihre Arbeitszeiten nachträglich ändern. Hierfür benötigen die Mitarbeiter ein weiteres Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“.

 

Recht „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“

  1. Planung -> Berechtigungen -> Rolle: „Mitarbeiter“ anklicken.
  2. „Eigene Zeiterfassung bearbeiten“ anhaken.
  3. Speichern.

Nun können die Mitarbeiter ihre Zeiten über den mobilen Zugang erfassen.

mina.works Rolle bearbeiten

Zeit in mobile Mitarbeiter-App eingeben

  1. In die mobile Mitarbeiter-App einloggen.
  2. Auf „Kalender“ klicken -> rechts auf den Bearbeiten-Button klicken.
  3. Tragen Sie die Anfangs- und Endzeit ein -> Typ Auswählen -> Pausen hinzufügen: Anfangs- und Endzeit der Pause eingeben.
  4. Speichern.
mina.works Zeit erfassen

Erfasste Zeiten bearbeiten

  1. Meldungen -> Reiter: Erfasste Zeit.
  2. Klicken Sie rechts auf „Akzeptieren“ (blauer Button), um die erfasste Zeit aus der Liste der Meldungen zu übernehmen oder „Ablehnen“ (weißer Button), um diese zu widerrufen.
  3. Nach Bearbeitung aller gemeldeten Ist-Zeiten können Sie diese gesammelt über den „Neu Laden“ Button abschließen.

Die Ist-Zeiten sind vertrauensbasiert und werden direkt im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt.

Bei Ablehnung (Planung übernehmen) oder Anpassung der Ist-Zeiten über den Planer wird dies ebenfalls im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt.

mina.works Ist-Zeit Planung übernehmen

Das neue Zeitkonto

Verbesserungen:

  • Plan-Zeit und Ist-Zeit
  • Netto und Brutto
  • Zuschläge werden unter „Geleistet“ in Klammern ausgewiesen
  • Begriffe wurden überarbeitet
  • Übersichtliche grafische Darstellung

 

Um Ihnen die bestmögliche Übersichtlichkeit in mina.works bieten zu können, haben wir das Zeitkonto weiterentwickelt und noch besser gemacht.
Durch die Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Zeit ist es möglich, geplante Zeiten von den tatsächlich geleisteten bzw. erfassten Zeiten zu unterscheiden. Wird keine Zeit erfasst, so wird die Plan-Zeit automatisch zur Ist-Zeit.
Mit Brutto (vorher Lohnzeit) und Netto (überstundenrelevante Arbeitszeit) werden gegebenenfalls die hinterlegten Zuschläge berücksichtigt. Zuschläge werden über die Spalte „Geleistet“ in grün und in Klammern ausgewiesen.
Darüber hinaus wurde die grafische Darstellung überarbeitet, um so die Übersichtlichkeit zu verbessern.

mina.works Zeitkonto

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Version 1.0 ist mit neuen Funktionen live

Ein nächster großer Schritt ist geschafft. Mit der neuen Version 1.0 haben wir das Urlaubs- und Zeitkonto von mina.works noch schneller gemacht. Darüber hinaus sind Korrekturbuchungen, sowie das Bearbeiten und Löschen von Plänen beschleunigt worden.

Neue Funktionen haben wir ebenfalls für Sie ausgerollt. Die Details stellen wir Ihnen hier vor:

Mobile Mitarbeiter-App

Unterwegs den Arbeitsplan einsehen? Die erste Version unserer Mitarbeiter-App zeigt groß und übersichtlich die Arbeitspläne für den aktuellen und die folgenden drei Arbeitstage an. Über den Kalender können die zukünftigen Arbeitspläne abgerufen werden.

Ampelkonto

Behalten Sie die Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter im Blick! Das Ampelkonto zeigt Ihnen im Tages- und Wochenplaner an, wenn ein Mitarbeiter zu viele Über- oder Minusstunden hat. Sie als Planer legen selbst fest, ab welcher Abweichung im Zeitkonto die gelbe oder rote Ampel angezeigt wird. 

Bericht „Arbeits- und Fehlzeiten“

Der erste Bericht in mina.works dient der Dokumentation der Arbeits- und Fehlzeiten mit kumulierten Wochen- und Monatsabschlüssen.

Weitere Informationen zu den aktuellen Funktionen finden Sie hier. Oder melden Sie sich für unseren Newsletter an: So bleiben Sie auf dem Laufenden zu weiteren Versionen und Updates von mina.works.

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